El sector hotelero es uno de los más competitivos y exigentes, lo que obliga a los hoteles a estar siempre al tanto de las últimas tendencias y tecnologías para mantenerse relevantes en el mercado. En este contexto, el reporting se ha convertido en una herramienta clave para los equipos de gestión hotelera, permitiéndoles tomar decisiones informadas basadas en datos precisos y actualizados.
En este artículo explicamos qué es el reporting y exploraremos su importancia en hoteles, así como las estrategias y mejores prácticas para crear informes efectivos y completos.
¿Qué es el reporting estratégico?
El reporting estratégico es un proceso de recopilación y análisis de datos que se utiliza para informar a los gerentes y ejecutivos de alto nivel sobre el rendimiento de una empresa. En el caso específico de los hoteles, se centra en reunir informaciones relevantes para la operación del hotel, tales como la ocupación de las habitaciones, los precios de las mismas, el nivel de satisfacción de los huéspedes, la tasa de cancelación de las reservas y otros indicadores clave de rendimiento.
El auge de esta práctica está estrechamente relacionado con la tecnología y la digitalización, ya que ambas han cambiado radicalmente los hábitos, comportamientos, así como el proceso de toma de decisiones de las personas. La digitalización tiene que ser entendida, no solo desde el punto de vista de la transformación tecnológica, sino también desde el punto de vista de la optimización de los recursos.
Esta optimización de recursos ha hecho que los usuarios adoptemos una metodología de control de gestión ágil, implementado rutinas y feedbacks recurrentes y periódicos, donde la estrategia debe de estar orientada hacia los análisis de las oportunidades debido a los cambios e incertidumbre.
¿Como realizar un buen reporting?
El reporting es un aspecto que genera mucho trabajo. Si preguntamos a los controllers cuál es la actividad a que más tiempo dedica, con toda seguridad, como primera o segunda dirá que el reporting o, lo que es lo mismo, el envío de información a los diferentes stakeholders (unidades de negocio, inversores, etc.).
Sin embargo, en muchas ocasiones se reporta o se hacen informes que no tienen mucha significación económica, viviendo en un marco de datos o indicadores que no están conectados entre ellos o escasamente significativos. Por lo tanto, un primer aspecto es valorar y decidir qué informes o qué información es necesaria, cosa que puede hacer que los informes se modifiquen y algunos desaparezcan.
En este sentido, se tiene que cumplir una serie de premisas básicas para el reporting:
- Quién es el destinatario y relación con el mismo.
- Cuál es el objetivo.
- Quién es el responsable o coordinador de hacerlo.
- Qué información es objeto de análisis y qué indicadores o KPI (si son de riesgo, KRI).
- Cuál es la periodificación del informe, es decir, qué deadlines se deben cumplir para recopilación de información y envío.
De los aspectos comentados anteriormente, tiene especial relevancia el destinatario y relación con el mismo. No es lo mismo un/a responsable de departamento que uno de unidad, que uno de país o que un accionista (vinculado o no a la gestión).
Se recomienda trabajar con listas o cuestionarios que permitan delimitar o comentar los riesgos y asegurar que se está llevando un correcto control interno. La existencia de este tipo de informes ayuda a instaurar el ambiente de control en la empresa y a hacer llegar y comunicar políticas de control interno y de estrategia.
¿Que otros elementos clave debe tener en cuenta el reporting?
Para garantizar una política adecuada y un seguimiento efectivo del reporting, se deben perseguir ciertos objetivos y tener en cuenta algunas claves importantes. Debemos buscar que el reporting sea visual y accesible a través de herramientas web, con gráficos y datos descargables en Excel, que sea accesible en cualquier momento, lugar y dispositivo, que se actualice en tiempo real o casi tiempo real y que tenga permisos e información segmentada por autoridad.
De esta forma, este documento debe permitirnos mejorar la calidad de la contabilidad al poder los usuarios identificar problemas más rápidamente; reducir consultas y dudas de los usuarios, al ser autónomos con la herramienta, liberando tiempo al área de control de gestión o asset management; mejorar la concienciación e impregnación de la cultura presupuestaria en todas las unidades, departamentos o áreas de la empresa, no solo en el ámbito de gestión sino también en el académico.
¿Qué ventajas nos aporta el reporting?
Las ventajas que nos aporta el reporting hotelero son las siguientes:
- Mejora de la toma de decisiones: El reporting proporciona información valiosa en tiempo real sobre el rendimiento del hotel, lo que permite tomar decisiones más informadas y eficientes.
- Análisis y seguimiento de indicadores clave: Permite analizar y hacer seguimiento a los indicadores clave del negocio, como la ocupación, la tarifa media, el RevPAR, entre otros. Esto ayuda a identificar tendencias y oportunidades de mejora.
- Ahorro de tiempo y recursos: Al automatizar la generación de informes y evitar el uso de informes manuales, el reporting ahorra tiempo y recursos valiosos para el hotel.
- Mejora de la comunicación: Facilita la comunicación entre los diferentes departamentos y áreas del hotel, al permitir compartir información en tiempo real y tomar decisiones en conjunto.
- Identificación de oportunidades de mejora: Al analizar los datos y tendencias del negocio, puede ayudar a identificar áreas de mejora en el hotel, como la optimización de costos, la mejora en la atención al cliente, entre otras.
- Mayor competitividad: Permite a los hoteles ser más competitivos al tener acceso a información clave en tiempo real y poder tomar decisiones más eficientes y efectivas.
¿Cómo podemos ayudarte?
Nuestras soluciones de reporting ofrecen a nuestros clientes información valiosa para la toma de decisiones. Utilizando herramientas de análisis de datos avanzadas, recopilamos y procesamos información clave sobre ocupación, ingresos, gastos y rentabilidad, presentando los datos en informes claros y concisos adaptados al destinatario.
De este modo, ayudamos a nuestros clientes a identificar tendencias y áreas de mejora en sus operaciones, ajustar las estrategias financieras y tomar decisiones informadas que ayuden a maximizar la rentabilidad de sus establecimientos.
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