El sector hoteler és un dels més competitius i exigents, cosa que obliga els hotels a estar sempre al corrent de les últimes tendències i tecnologies per mantenir-se rellevants al mercat. En aquest context, el reporting s’ha convertit en una eina clau per als equips de gestió hotelera, permetent prendre decisions informades basades en dades precises i actualitzades.
En aquest article expliquem què és el reporting i explorarem la seva importància en hotels, així com les estratègies i les millors pràctiques per crear informes efectius i complets.
Què és el reporting estratègic?
El reporting estratègic és un procés de recopilació i anàlisi de dades que s’utilitza per informar els gerents i els executius d’alt nivell sobre el rendiment d’una empresa. En el cas específic dels hotels, se centra a reunir informacions rellevants per a l’operació de l’hotel, com ara l’ocupació de les habitacions, els preus d’aquestes, el nivell de satisfacció dels hostes, la taxa de cancel·lació de les reserves i altres indicadors clau de rendiment.
L’auge d’aquesta pràctica està estretament relacionat amb la tecnologia i la digitalització, ja que totes dues han canviat radicalment els hàbits, els comportaments, així com el procés de presa de decisions de les persones. La digitalització ha de ser entesa, no sols des del punt de vista de la transformació tecnològica, sinó també des del punt de vista de l’optimització dels recursos.
Aquesta optimització de recursos ha fet que els usuaris adoptem una metodologia de control de gestió àgil, implementat rutines i feedbacks recurrents i periòdics, on l’estratègia ha d’estar orientada cap a les anàlisis de les oportunitats a causa dels canvis i incertesa.
Com fer un bon reporting?
El reporting és un aspecte que genera molta feina. Si preguntem als controllers quina és l’activitat a què dedica més temps, amb tota seguretat, com a primera o segona dirà que el reporting o, el que és el mateix, l’enviament d’informació als diferents stakeholders (unitats de negoci, inversors, etc.).
Tot i això, moltes vegades es reporta o es fan informes que no tenen molta significació econòmica, vivint en un marc de dades o indicadors que no estan connectats entre ells o escassament significatius. Per tant, un primer aspecte és valorar i decidir quins informes o quina informació cal, cosa que pot fer que els informes es modifiquin i alguns desapareguin.
En aquest sentit, cal complir una sèrie de premisses bàsiques per al reporting:
- Qui és el destinatari i relació amb aquest.
- Quin és l’objectiu.
- Qui n’és el responsable o coordinador de fer-ho.
- Quina informació és objecte d’anàlisi i quins indicadors o KPI (si són de risc, KRI).
- Quina és la periodificació de l’informe, és a dir, quins deadlines s’han de complir per a la recopilació d’informació i d’enviament.
Dels aspectes comentats anteriorment, té especial rellevància el destinatari i relació amb aquest. No és el mateix un responsable de departament que un d’unitat, que un de país o que un accionista (vinculat o no a la gestió).
Es recomana treballar amb llistes o qüestionaris que permetin delimitar o comentar els riscos i assegurar que s’està portant un control intern correcte. L’existència d’aquest tipus d’informes ajuda a instaurar l’ambient de control a l’empresa i a fer arribar i comunicar polítiques de control intern i d’estratègia.
Quins altres elements clau ha de tenir en compte el reporting?
Per garantir una política adequada i un seguiment efectiu del reporting, cal perseguir certs objectius i tenir en compte algunes claus importants. Hem de buscar que el reporting sigui visual i accessible a través d’eines web, amb gràfics i dades descarregables a Excel, que sigui accessible en qualsevol moment, lloc i dispositiu, que s’actualitzi en temps real o gairebé real i que tingui permisos i informació segmentada per autoritat.
D’aquesta manera, aquest document ens ha de permetre millorar la qualitat de la comptabilitat en poder els usuaris identificar problemes més ràpidament; reduir consultes i dubtes dels usuaris, en ser autònoms amb l’eina, alliberant temps a l’àrea de control de gestió o asset management; millorar la conscienciació i impregnació de la cultura pressupostària a totes les unitats, departaments o àrees de l’empresa, no només en l’àmbit de gestió sinó també a l’acadèmic.
Quins avantatges ens aporta el reporting?
Els avantatges que ens aporta el reporting hoteler són els següents:
- Millora de la presa de decisions: El reporting proporciona informació valuosa en temps real sobre el rendiment de l’hotel, cosa que permet prendre decisions més informades i eficients.
- Anàlisi i seguiment d’indicadors clau: Permet analitzar i fer seguiment als indicadors clau del negoci, com ara l’ocupació, la tarifa mitjana, el RevPAR, entre d’altres. Això ajuda a identificar tendències i oportunitats de millora.
- Estalvi de temps i recursos: En automatitzar la generació d’informes i evitar l’ús d’informes manuals, el reporting estalvia temps i recursos valuosos per a l’hotel.
- Millora de la comunicació: Facilita la comunicació entre els diferents departaments i àrees de l’hotel, ja que permet compartir informació en temps real i prendre decisions en conjunt.
- Identificació d’oportunitats de millora: En analitzar les dades i tendències del negoci, podeu ajudar a identificar àrees de millora a l’hotel, com l’optimització de costos, la millora en l’atenció al client, entre d’altres.
- Major competitivitat: Permet als hotels ser més competitius en tenir accés a informació clau en temps real i poder prendre decisions més eficients i efectives.
Com et podem ajudar?
Les nostres solucions de reporting ofereixen als nostres clients informació valuosa per a la presa de decisions. Utilitzant eines d’anàlisi de dades avançades, recopilem i processem informació clau sobre ocupació, ingressos, despeses i rendibilitat, presentant les dades en informes clars i concisos adaptats al destinatari.
D’aquesta manera, ajudem els nostres clients a identificar tendències i àrees de millora en les operacions, ajustar les estratègies financeres i prendre decisions informades que ajudin a maximitzar la rendibilitat dels seus establiments.
Contacta’ns per a més informació!
